Polityka prywatności serwisu servicedesk24.pl

Ostatnia aktualizacja: 6 lipca 2026 r.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem Państwa danych osobowych jest Jakub Tomas, prowadzący działalność nierejestrowaną w rozumieniu art. 5 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, z siedzibą działalności w Rzeszowie (Polska), świadczący usługi wsparcia IT za pośrednictwem serwisu servicedesk24.pl (dalej: „Administrator" lub „ja").

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych:

• e-mail: support@servicedesk24.pl
• telefon: +48 721 218 760

2. Jakie dane przetwarzam, w jakich celach i na jakiej podstawie

2.1. Formularz kontaktowy

• Zakres danych: imię, adres e-mail, treść wiadomości.
• Cel: udzielenie odpowiedzi na zapytanie, podjęcie działań przed zawarciem umowy na Państwa żądanie.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy), a w zakresie archiwizacji korespondencji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: dochodzenie lub obrona przed roszczeniami).
• Sposób przetwarzania: wiadomość z formularza przesyłana jest pocztą elektroniczną z wykorzystaniem infrastruktury dostawcy poczty (Google lub Microsoft), zależnie od konfiguracji.

2.2. Czat na żywo (live chat)

• Zakres danych: imię (wymagane), adres e-mail, treść rozmowy.
• Cel: bieżąca komunikacja, udzielanie informacji o usługach, działania przed zawarciem umowy oraz obsługa istniejących Klientów.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (archiwizacja transkryptów na potrzeby ewentualnych roszczeń i jakości obsługi).
• Sposób przetwarzania: obsługa poczty odbywa się przez skrzynkę pocztową support@servicedesk24.pl w usłudze Microsoft 365; transkrypty rozmów przechowywane są na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

2.3. Panel klienta

• Zakres danych: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, hasło, treść zgłoszeń serwisowych, załączniki, raporty oraz dokumenty umów; opcjonalnie dane związane z uwierzytelnianiem wieloskładnikowym.
• Cel: założenie i prowadzenie konta, obsługa zgłoszeń serwisowych, udostępnianie raportów i dokumentów, wykonanie umowy o świadczenie usług.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo konta, w tym ochrona rejestracji przed nadużyciami za pomocą mechanizmu ochrony antybotowej).
• Sposób przetwarzania: dane panelu przechowywane są na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Rejestracja jest chroniona mechanizmem ochrony antybotowej.

2.4. Korespondencja e-mail i kontakt telefoniczny

• Zakres danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe podane przez Państwa w korespondencji lub rozmowie, treść komunikacji.
• Cel: obsługa zapytań, realizacja usług, komunikacja bieżąca.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

2.5. Rozliczenia

• Zakres danych: dane niezbędne do wystawienia rachunku (dane nabywcy, przedmiot i wartość usługi).
• Cel: wystawianie rachunków oraz realizacja obowiązków podatkowych i ewidencyjnych.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych) oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

2.6. Statystyka i analityka ruchu (Google Analytics)

• Zakres danych: dane o korzystaniu z serwisu gromadzone w sposób zagregowany/statystyczny (np. odwiedzane podstrony, źródło wizyty, przybliżona lokalizacja, typ urządzenia i przeglądarki), identyfikatory plików cookies analitycznych.
• Cel: prowadzenie statystyki ruchu i analiza sposobu korzystania z serwisu w celu jego ulepszania.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Państwa zgoda) oraz art. 173 ustawy Prawo telekomunikacyjne. Narzędzie analityczne uruchamiane jest wyłącznie po wyrażeniu przez Państwa zgody w banerze cookie.

3. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane osobowe mogą być powierzane lub udostępniane następującym podmiotom, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

• Microsoft Ireland Operations Ltd — usługa Microsoft 365 (obsługa skrzynki pocztowej support@servicedesk24.pl, komunikacja czatu i e-mail),
• Google Ireland Ltd — usługa poczty (wysyłka wiadomości z formularza kontaktowego) oraz usługa Google Analytics (statystyka i analityka ruchu),
• Cloudflare Inc. — ochrona antybotowa przy rejestracji w panelu klienta,
• dostawca hostingu z serwerami zlokalizowanymi na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) — utrzymanie infrastruktury serwisu, czatu i panelu klienta.

Ponadto dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady dane przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W związku z korzystaniem z usług Google (w tym Google Analytics), Microsoft oraz Cloudflare może dochodzić do przekazywania danych poza EOG (w szczególności do USA); dotyczy to również danych analitycznych przetwarzanych w ramach Google Analytics. Transfery takie odbywają się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO — standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU–US Data Privacy Framework, w zakresie w jakim dany dostawca posiada certyfikację). Mogą Państwo uzyskać ode mnie dalsze informacje o stosowanych zabezpieczeniach, kontaktując się na adres support@servicedesk24.pl.

5. Okresy przechowywania danych

• Korespondencja (formularz, e-mail, telefon) oraz transkrypty czatu — do 3 lat od ostatniego kontaktu (okres odpowiadający przedawnieniu roszczeń w obrocie gospodarczym).
• Konto w panelu klienta oraz zgłoszenia serwisowe — przez okres posiadania konta, a po jego usunięciu — do 3 lat (dochodzenie lub obrona przed roszczeniami).
• Dane rozliczeniowe (rachunki i dokumentacja podatkowa) — 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
• Dane analityczne (Google Analytics) — przez okres wynikający z ustawień usługi, standardowo do 14 miesięcy; dane są zagregowane/statystyczne.

Po upływie powyższych okresów dane są usuwane lub anonimizowane.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują Państwu następujące prawa:

1. prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
2. prawo do sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych (art. 16 RODO),
3. prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym", art. 17 RODO) — w zakresie, w jakim nie zachodzi obowiązek prawny dalszego przechowywania,
4. prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
5. prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
6. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
7. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — w zakresie przetwarzania opartego na zgodzie (np. cookies analityczne); cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
8. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl).

W celu realizacji praw prosimy o kontakt na adres support@servicedesk24.pl. Odpowiedzi udzielam bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

7. Brak profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji

Nie stosuję profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływających (art. 22 RODO).

8. Pliki cookies i localStorage

Serwis servicedesk24.pl korzysta z plików cookies oraz mechanizmu localStorage, które dzielą się na dwie kategorie:

8.1. Cookies niezbędne

Technicznie niezbędne mechanizmy przechowywania danych w przeglądarce, służące do:

• utrzymania sesji czatu na żywo,
• utrzymania sesji zalogowanego użytkownika panelu klienta,
• ochrony przed atakami typu CSRF (token bezpieczeństwa).

Mechanizmy te działają zawsze i są niezbędne do świadczenia usług wyraźnie żądanych przez użytkownika; zgodnie z art. 173 ust. 3 ustawy Prawo telekomunikacyjne nie wymagają zgody. Zablokowanie tych mechanizmów w ustawieniach przeglądarki może uniemożliwić korzystanie z czatu i panelu klienta.

8.2. Cookies analityczne

Serwis wykorzystuje narzędzie Google Analytics (dostawca: Google Ireland Ltd) w celu prowadzenia statystyki ruchu i analizy sposobu korzystania z serwisu. Cookies analityczne ładowane są wyłącznie po wyrażeniu przez użytkownika zgody w banerze cookie wyświetlanym przy pierwszej wizycie.

• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 173 ustawy Prawo telekomunikacyjne.
• Do czasu wyrażenia zgody narzędzie Google Analytics nie jest uruchamiane.
• Użytkownik może wyrazić lub odmówić zgody na cookies analityczne w banerze, a wyrażoną zgodę może w każdej chwili wycofać (np. czyszcząc ustawienia/cookies w przeglądarce). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do:

• otrzymania odpowiedzi na zapytanie (formularz, czat, e-mail, telefon),
• założenia i korzystania z konta w panelu klienta,
• zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług IT oraz wystawienia rachunku.

Niepodanie danych uniemożliwi realizację odpowiedniego celu.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosuję środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym: szyfrowanie transmisji (TLS), zabezpieczone kryptograficznie przechowywanie haseł, mechanizm ochrony antybotowej rejestracji, opcjonalne uwierzytelnianie wieloskładnikowe w panelu klienta oraz hosting na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Pomoc zdalna (AnyDesk) świadczona jest wyłącznie za każdorazową, wyraźną zgodą Klienta.

11. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w razie zmian przepisów prawa, zakresu usług lub wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w serwisie servicedesk24.pl wraz z datą ostatniej aktualizacji. O istotnych zmianach użytkownicy panelu klienta zostaną poinformowani drogą elektroniczną.

Niniejsza polityka obowiązuje od 6 lipca 2026 r. (ostatnia aktualizacja: 6 lipca 2026 r.). Wersja polska jest wersją wiążącą; wersja angielska ma charakter informacyjny.